🗑️ Politique d’effacement des données

RkiveAI España S.L.
Date d’entrée en vigueur : 17 juillet 2025

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🎯 1. Objet & champ d’application

La présente Politique d’effacement des données décrit comment RkiveAI España S.L. (« RkiveAI », « nous », « notre ») traite les demandes de suppression de données personnelles, de contenus téléversés, de résultats générés par l’IA et d’autres informations liées à nos Services. Elle s’applique à toutes les personnes dont nous traitons les données (« vous », « Utilisateurs »), qu’elles possèdent ou non un compte et qu’elles soient ou non couvertes par la législation européenne/espagnole sur la protection des données.

📌 Données concernées :

• 👤 Informations de compte : nom, e-mail, informations de facturation, factures, paramètres de profil
• 📁 Contenus générés par l’utilisateur : documents, images, vidéos, audio, textes ou tout fichier téléversé
• 🤖 Résultats IA : transcriptions, résumés, traductions ou autres contenus produits pour vous par RkiveAI
• 📊 Métadonnées de service : journaux d’utilisation, historique de workflow, données de session, analyses associées

🚫 Données exclues de la suppression :

• 📑 Données soumises à une obligation de conservation : registres de facturation, factures, documents fiscaux, journaux antifraude et toute information que nous devons légalement conserver (ex. : jusqu’à 10 ans selon la réglementation financière espagnole/UE)
• 📈 Données anonymisées ou agrégées : informations dont tous les identifiants personnels ont été retirés de façon irréversible et utilisées pour l’analyse interne ou l’amélioration du service

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✅ 2. Vos droits au titre du RGPD (et du droit espagnol)

En vertu du RGPD (articles 17 à 19) et de la loi espagnole (LOPDGDD), vous pouvez demander la suppression (« droit à l’oubli ») de vos données personnelles lorsque :

1. Les données ne sont plus nécessaires à la finalité initiale.
2. Vous retirez votre consentement et aucune autre base légale ne s’applique.
3. Vous vous opposez au traitement et aucun motif légitime impérieux ne justifie sa poursuite.
4. Les données ont été traitées de manière illicite.
5. L’effacement est requis pour respecter une obligation légale (sauf disposition contraire).

Vous avez également le droit de demander que les tiers auxquels nous avons transmis vos données soient informés de votre demande et cessent tout traitement.

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📬 3. Comment soumettre une demande d’effacement

1. Moyens de contact :
   • 📧 E-mail : legal@rkiveai.com (objet : « Data Deletion Request »)
   • 📮 Courrier :

     RkiveAI España S.L.
     Attn: Data Protection Officer
     Paseo de la Castellana 91, Planta 4, Puerta 1. Madrid, Espagne. 28046.

2. Informations à fournir :
   Afin de vérifier votre identité et d’identifier les bons enregistrements, précisez :
   • Votre nom complet
   • L’adresse e-mail associée à votre compte RkiveAI (ou tout identifiant si vous n’avez pas de compte)
   • Une description claire de ce que vous souhaitez supprimer (ex. : « Supprimer toutes mes données de compte et fichiers téléversés »)
   • (Optionnel) Toute indication utile (nom de projet, jeu de données, plage de dates) pour accélérer la recherche
3. Vérification d’identité :
   • Nous enverrons un e-mail de confirmation à l’adresse enregistrée (ou demanderons une copie d’un justificatif officiel) avant de procéder.
   • Pour une demande au nom d’un non-utilisateur ou via courrier, des documents supplémentaires peuvent être exigés (ex. : copie de pièce d’identité).
4. Accusé de réception :
   • Nous accusons réception sous 5 jours ouvrés et communiquons un délai approximatif de traitement.

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⏳ 4. Délais de traitement & exceptions

1. 🕒 Délai standard :
   • Nous visons un traitement complet dans les 30 jours calendaires suivant la vérification d’identité.
   • En cas de complexité (ex. : données réparties sur plusieurs systèmes), ce délai peut être prolongé jusqu’à 90 jours calendaires. Nous vous informerons de toute prolongation dans les 30 jours suivant la demande.
2. 🚨 Exceptions légales ou opérationnelles (suppression différée ou partielle) :
   • 📑 Registres de facturation/fiscalité : conservation obligatoire jusqu’à 10 ans. Nous pouvons pseudonymiser/ anonymiser les identifiants, tout en conservant montants et dates.
   • 🛡️ Journaux de sécurité et antifraude : indispensables à la protection de la plateforme ; certains logs sont conservés au moins 5 ans (identifiants personnels supprimés lorsque possible).
   • ⚖️ Obligations légales / litiges : en cas de procédure judiciaire, réclamation ou audit réglementaire, nous pouvons différer la suppression jusqu’à la résolution du dossier. Une notification écrite vous sera adressée.
   • 💾 Sauvegardes & archives : nous maintenons des sauvegardes chiffrées pour la reprise d’activité. Après suppression opérationnelle, des copies peuvent subsister hors ligne jusqu’à 6 mois, puis sont effacées lors du premier cycle d’effacement sécurisé.
3. ✅ Confirmation finale :
   • Une fois la suppression effectuée, nous envoyons un e-mail (ou un courrier, sur demande) détaillant les données supprimées, celles conservées légalement et la durée de rétention restante.

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🗑️ 5. Conséquences de l’effacement

1. Suppression de compte :
   • Si vous demandez la suppression intégrale du compte, nous :
     • 🗝️ Désactivons votre accès et révoquons tous les jetons d’authentification ;
     • 👤 Effaçons vos informations de profil (nom, e-mail, paramètres) ;
     • 🧹 Supprimons les fichiers et résultats IA que vous avez téléversés (sauf exceptions prévues à la Section 4) ;
     • 🗄️ Retirons vos données des bases actives ;
     • 🕵️ Pseudonymisons/anonimisons les enregistrements devant être conservés pour conformité.
   • Après suppression, vous ne pourrez plus accéder à RkiveAI. Toute réutilisation nécessitera la création d’un nouveau compte.
2. Fichiers envoyés & sorties IA :
   • 💾 Suppression définitive des fichiers des espaces de stockage (ex. : AWS S3), sauf obligation légale contraire.
   • 🤖 Les outputs IA reposant uniquement sur vos données sont également supprimés.
   • 🤝 Si des fichiers étaient partagés via des équipes ou projets, les collaborateurs perdront l’accès une fois la suppression terminée.
3. Analyses, journaux & métadonnées :
   • 🗃️ Suppression ou pseudonymisation des identifiants personnels (ID utilisateur, adresse IP, etc.).
   • 📊 Conservation d’analyses agrégées dépourvues d’identifiants (« X utilisateurs ont utilisé la fonctionnalité Y à la date Z »).
   • 📋 Les journaux de session liés à votre compte sont retirés des systèmes actifs ; des logs forensiques peuvent perdurer (Section 4) sans mention de votre nom ou e-mail.
4. E-mails & communications :
   • ✉️ Suppression des tickets de support et conversations, sauf obligation de conservation pour résoudre un litige ; dans ce cas, les informations identifiantes sont masquées.

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🔗 6. Demandes d’effacement auprès de tiers

Si vos données ont été partagées avec des sous-traitants ou partenaires (ex. : processeur de paiement, outil d’analyse, plateforme marketing), nous :

1. 📣 Notifierons ces tiers de votre demande et leur demanderons d’effacer vos données, dans la mesure où ils sont soumis au RGPD.
2. ⚠️ Vous informerons si un tiers ne peut pas supprimer totalement les données (ex. : obligations de conservation propres) et sur quelle base légale elles restent conservées.
3. 🌐 Vous orienterons, le cas échéant, vers le tiers si des données ont été publiées légitimement ailleurs (ex. : contenu partagé publiquement).

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📢 7. Recours & escalade

Si vous estimez que votre demande n’a pas été traitée correctement :

1. 📧 Demandez une révision interne : répondez à notre e-mail de confirmation ou écrivez à legal@rkiveai.com avec l’objet « Appeal: Data Deletion » en expliquant pourquoi vous pensez que des données subsistent. Nous enquêterons et répondrons sous 15 jours ouvrés.
2. 🏛️ Saisissez l’autorité de contrôle :

   AEPD
   C/Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Espagne
   🌐 https://www.aepd.es

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📌 8. Informations complémentaires

1. 🔄 Nouvelle inscription après suppression :
   Recréer un compte avec le même e-mail ne permet pas de récupérer les données précédemment supprimées.
2. 📦 Export des données avant suppression :
   Si vous souhaitez une copie de vos données, demandez une exportation (voir Section 5 de la Politique de confidentialité) avant d’envoyer la demande d’effacement. Une fois supprimées, les données sont irrécupérables.
3. ⚠️ Impact sur les fonctionnalités :
   Les fonctionnalités reposant sur votre historique (projets passés, entraînement personnalisé d’IA, modèles enregistrés) ne fonctionneront plus après la suppression. L’effacement est définitif.

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🔄 9. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Dans ce cas :

• 🆕 Nous publiérons la version révisée avec une nouvelle Date d’entrée en vigueur.
• 📣 Si les changements sont substantiels (nouvelles bases légales, durées de conservation modifiées), nous vous informerons au moins 30 jours à l’avance par e-mail ou via une notification dans l’application.

En continuant d’utiliser nos Services après la nouvelle Date d’entrée en vigueur, vous acceptez cette Politique d’effacement des données mise à jour. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez soumettre votre demande de suppression avant l’entrée en vigueur des modifications.

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En utilisant RkiveAI et en soumettant une demande de suppression ou d’effacement, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les termes de cette Politique d’effacement des données.