🗑️ Politique d’effacement des données

RkiveAI España S.L.
Date d’entrée en vigueur : 10 novembre 2025

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🎯 1. Objet & champ d’application

La présente Politique d’effacement des données décrit comment RkiveAI España S.L. (« RkiveAI », « nous », « notre ») traite les demandes de suppression de données personnelles, de contenus téléversés, de résultats générés par l’IA et d’autres informations liées à nos Services. Elle s’applique à toutes les personnes dont nous traitons les données (« vous », « Utilisateurs »), qu’elles possèdent ou non un compte et qu’elles soient ou non couvertes par la législation européenne/espagnole sur la protection des données.

📌 Données concernées :

• 👤 Informations de compte : nom, e-mail, informations de facturation, factures, paramètres de profil
• 📁 Contenus générés par l’utilisateur : documents, images, vidéos, audio, textes ou tout fichier téléversé
• 🤖 Résultats IA : transcriptions, résumés, traductions ou autres contenus produits pour vous par RkiveAI
• 📊 Métadonnées de service : journaux d’utilisation, historique de workflow, données de session, analyses associées

🚫 Données exclues de la suppression :

• 📑 Données soumises à une obligation de conservation : registres de facturation, factures, documents fiscaux, journaux antifraude et toute information que nous devons légalement conserver (ex. : jusqu’à 10 ans selon la réglementation financière espagnole/UE)
• 📈 Données anonymisées ou agrégées : informations dont tous les identifiants personnels ont été retirés de façon irréversible et utilisées pour l’analyse interne ou l’amélioration du service

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✅ 2. Vos droits au titre du RGPD (et du droit espagnol)

En vertu du RGPD (articles 17 à 19) et de la loi espagnole (LOPDGDD), vous pouvez demander la suppression (« droit à l’oubli ») de vos données personnelles lorsque :

1. Les données ne sont plus nécessaires à la finalité initiale.
2. Vous retirez votre consentement et aucune autre base légale ne s’applique.
3. Vous vous opposez au traitement et aucun motif légitime impérieux ne justifie sa poursuite.
4. Les données ont été traitées de manière illicite.
5. L’effacement est requis pour respecter une obligation légale (sauf disposition contraire).

Vous avez également le droit de demander que les tiers auxquels nous avons transmis vos données soient informés de votre demande et cessent tout traitement.

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📬 3. Comment supprimer vos données

🔴 Parcours principal en libre-service (recommandé)

1. Connectez-vous à l’app RkiveAI sur Android, iOS ou via la web app (app.rkiveai.com). Le bouton rouge Supprimer mon compte se trouve tout en bas de l’écran Paramètres.
2. Lisez l’écran de confirmation, qui détaille précisément ce qui sera supprimé et vous demande de saisir le mot « DELETE » avant de continuer.
3. Appuyez sur Supprimer mon compte. Votre session est immédiatement fermée, le processus de suppression démarre aussitôt et l’action est irréversible.

⚠️ Important : Le contrôle rouge Supprimer mon compte n’existe qu’à l’intérieur des apps RkiveAI. Il n’apparaît pas sur notre site marketing public. Connectez-vous toujours à l’app (mobile ou web) pour y accéder.

✉️ Alternative accessibilité & assistance

Si vous ne pouvez pas vous connecter — par exemple, perte de l’authentificateur, compte d’une personne décédée ou exercice de droits pour un autre sujet de données — contactez-nous pour que nous traitions la suppression manuellement :

• 📧 E-mail : legal@rkiveai.com (objet : « Data Deletion Request »)
• 📮 Courrier :

  RkiveAI España S.L.
  Attn: Data Protection Officer
  Paseo de la Castellana 91, Planta 4, Puerta 1. Madrid, Espagne. 28046.

Lorsque vous écrivez, indiquez : (a) vos nom et prénom, (b) l’e-mail du compte (ou des identifiants uniques si vous n’avez jamais créé de compte), (c) une description claire des données à supprimer et (d) les justificatifs légaux prouvant votre identité et, le cas échéant, votre autorisation à représenter un autre sujet de données. Nous pouvons demander des preuves supplémentaires avant de poursuivre.

Nous accusons réception des demandes manuelles dans un délai maximum de 10 jours ouvrés. Si vous récupérez l’accès avant la fin du traitement manuel, vous pouvez toujours utiliser le bouton Supprimer mon compte pour accélérer la procédure ; informez-nous simplement afin que nous puissions clôturer le ticket.

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⏳ 4. Délais de traitement & exceptions

1. 🕒 Délai standard :
   • Les suppressions en libre-service déclenchées via le bouton Supprimer mon compte prennent effet immédiatement. Le même workflow backend qui traite les demandes manuelles efface ou désidentifie vos données personnelles dans les systèmes actifs. Les données opérationnelles qui ne vous appartiennent pas exclusivement, les analyses anonymisées ou les enregistrements soumis à conservation légale restent sous contrôle d’accès strict jusqu’à la fin de l’obligation de rétention. Aucun e-mail séparé n’est envoyé pour confirmer les demandes en libre-service.
   • Les demandes manuelles envoyées par e-mail ou courrier suivent le calendrier statutaire du RGPD. Une fois votre identité (ou mandat) vérifiée, nous déclenchons le même workflow décrit ci-dessus et visons une clôture dans les 45 jours calendaires suivant la vérification. Si nous prévoyons de dépasser un mois, nous vous en informerons durant ce premier mois et, si nécessaire, prolongerons jusqu’à 90 jours calendaires pour les cas complexes, comme le permet l’article 12(3) du RGPD.
2. 🚨 Exceptions légales et opérationnelles (la suppression peut être retardée ou partielle) :
   • 📑 Registres de facturation et fiscaux : nous devons conserver les paiements, factures et documents fiscaux jusqu’à 10 ans pour respecter la réglementation espagnole/UE. Ces enregistrements sont marqués mais non supprimés. À votre demande, nous anonymisons ou pseudonymisons les identifiants personnels tout en conservant montants et dates de transaction.
   • 🛡️ Prévention de fraude & journaux de sécurité : pour protéger la plateforme et les utilisateurs, certains journaux de sécurité (ex. : analyses forensiques d’activité suspecte) doivent être conservés au moins 5 ans. Nous supprimons les identifiants lorsque c’est possible mais conservons les horodatages nécessaires.
   • ⚖️ Mises en attente juridiques & litiges : si vous ou un tiers initiez une procédure judiciaire, une enquête ou un audit réglementaire, ou si nous identifions un risque légitime, nous pouvons différer la suppression jusqu’à la résolution. Vous en serez informé par écrit.
   • 💾 Sauvegardes & archives : nous maintenons des sauvegardes chiffrées pour la reprise après sinistre. Après la suppression dans les systèmes actifs, les copies archivées ne subsistent que pendant la durée prévue par notre calendrier interne et les lois applicables, avant d’être automatiquement supprimées de manière sécurisée.
3. ✅ Confirmation finale :
   • Pour les demandes manuelles, nous confirmons la finalisation via le même canal que celui utilisé (e-mail ou courrier). Les suppressions en libre-service ne donnent pas lieu à un message supplémentaire : le compte reste simplement inaccessible.

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🗑️ 5. Conséquences de l’effacement

1. Suppression de compte :
   • Si vous demandez l’effacement total de votre compte, nous :
     • 🗝️ Désactivons votre accès et révoquons tous les jetons d’authentification.
     • 👤 Retirons vos informations de profil (nom, e-mail, paramètres) des annuaires actifs.
     • 🧹 Supprimons ou désidentifions de façon irréversible les fichiers, outputs IA et contenus que vous avez fournis, sauf nécessité de conserver une version anonymisée en vertu de la section 4.
     • 🗄️ Purgeons les identifiants personnels des bases de données opérationnelles ; les enregistrements qui doivent rester pour la qualité de service, l’analytique ou la conformité sont convertis en références non identifiantes.
     • 🕵️ Ne conservons que le minimum de journaux anonymisés ou pseudonymisés requis par la loi ou par un intérêt commercial légitime.
   • Après suppression, l’accès à RkiveAI n’est plus possible. Pour réutiliser le service, vous devrez créer un nouveau compte.
2. Fichiers téléversés & résultats IA :
   • 💾 Les fichiers personnels stockés dans notre infrastructure objet sont supprimés des compartiments actifs ou transformés en dérivés anonymisés qui ne permettent plus de vous identifier, sous réserve des exigences légales et opérationnelles applicables.
   • 🤖 Les outputs IA liés à votre compte suivent le même processus. Lorsque certains résultats alimentent des bibliothèques partagées, des analyses ou des améliorations de modèles, seules des versions dépourvues d’identifiants personnels sont conservées.
   • 🤝 Les collaborateurs d’Équipes ou de Projets perdent l’accès aux fichiers partagés dès que vos identifiants sont retirés.
   • 📘 Pour savoir comment les données anonymisées peuvent soutenir l’analyse ou l’amélioration produit, consultez la section 5.4 (« Recherche & développement ») de notre Politique de confidentialité.
3. Analyses, journaux & métadonnées :
   • 🗃️ Les identifiants personnels (p. ex. ID utilisateur, adresse IP) sont purgés ou pseudonymisés.
   • 📊 Les analyses agrégées (« X utilisateurs ont utilisé la fonctionnalité Y le jour Z ») sont conservées lorsqu’elles ne permettent plus de vous identifier.
   • 📋 Les journaux de session directement liés à votre compte sont supprimés des systèmes actifs ; des logs forensiques peuvent subsister au titre des exceptions de la section 4, mais sans nom ni e-mail.
4. E-mails & communications :
   • ✉️ Les tickets de support et conversations sont supprimés sauf obligation de conservation pour résoudre un litige ou respecter la loi ; dans ces cas, nous masquons les identifiants personnels.

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🔗 6. Demandes d’effacement auprès de tiers

Si vos données ont été partagées avec des sous-traitants ou partenaires (ex. : processeur de paiement, outil d’analyse, plateforme marketing), nous :

1. 📣 Notifierons ces tiers de votre demande et leur demanderons d’effacer vos données, dans la mesure où ils sont soumis au RGPD.
2. ⚠️ Vous informerons si un tiers ne peut pas supprimer totalement les données (ex. : obligations de conservation propres) et sur quelle base légale elles restent conservées.
3. 🌐 Vous orienterons, le cas échéant, vers le tiers si des données ont été publiées légitimement ailleurs (ex. : contenu partagé publiquement).

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📢 7. Recours & escalade

Si vous estimez que votre demande n’a pas été traitée correctement :

1. 📧 Demandez une révision interne : répondez à notre e-mail de confirmation ou écrivez à legal@rkiveai.com avec l’objet « Appeal: Data Deletion » en expliquant pourquoi vous pensez que des données subsistent. Nous enquêterons et répondrons sous 15 jours ouvrés.
2. 🏛️ Saisissez l’autorité de contrôle :

   AEPD
   C/Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Espagne
   🌐 https://www.aepd.es

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📌 8. Informations complémentaires

1. 🔄 Nouvelle inscription après suppression :
   Recréer un compte avec le même e-mail ne permet pas de récupérer les données précédemment supprimées.
2. 📦 Export des données avant suppression :
   Si vous souhaitez une copie de vos données, demandez une exportation (voir Section 5 de la Politique de confidentialité) avant d’envoyer la demande d’effacement. Une fois supprimées, les données sont irrécupérables.
3. ⚠️ Impact sur les fonctionnalités :
   Les fonctionnalités reposant sur votre historique (projets passés, entraînement personnalisé d’IA, modèles enregistrés) ne fonctionneront plus après la suppression. L’effacement est définitif.

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🔄 9. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. Dans ce cas :

• 🆕 Nous publiérons la version révisée avec une nouvelle Date d’entrée en vigueur.
• 📣 Si les changements sont substantiels (nouvelles bases légales, durées de conservation modifiées), nous vous informerons au moins 30 jours à l’avance par e-mail ou via une notification dans l’application.

En continuant d’utiliser nos Services après la nouvelle Date d’entrée en vigueur, vous acceptez cette Politique d’effacement des données mise à jour. Si vous n’êtes pas d’accord, veuillez soumettre votre demande de suppression avant l’entrée en vigueur des modifications.

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En utilisant RkiveAI et en soumettant une demande de suppression ou d’effacement, vous reconnaissez avoir lu, compris et accepté les termes de cette Politique d’effacement des données.