RKIVE AIRKIVE AI

🗑️ Chính Sách Xóa Dữ Liệu

RkiveAI España S.L.
Ngày hiệu lực: 17 tháng 7 năm 2025

🎯 1. Mục Đích & Phạm Vi

Chính Sách Xóa Dữ Liệu này giải thích cách RkiveAI España S.L. (“RkiveAI”, “chúng tôi”, “của chúng tôi”) xử lý các yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân, nội dung tải lên, đầu ra AI và thông tin liên quan đến dịch vụ. Chính sách áp dụng cho mọi cá nhân có dữ liệu được chúng tôi xử lý (“bạn” hoặc “Người dùng”), bất kể bạn có tài khoản hay là chủ thể dữ liệu chịu sự điều chỉnh của luật bảo vệ dữ liệu EU/Tây Ban Nha.

📌 Phạm vi dữ liệu được xóa:

🚫 Dữ liệu không thể xóa:

✅ 2. Quyền Của Bạn Theo GDPR (và Luật Tây Ban Nha)

Theo GDPR (Điều 17–19) và Luật Bảo vệ Dữ liệu Tây Ban Nha (LOPDGDD), bạn có quyền yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân (“quyền được lãng quên”) khi:

  1. Dữ liệu không còn cần thiết cho mục đích ban đầu.
  2. Bạn rút lại sự đồng ý (và không còn cơ sở pháp lý nào khác).
  3. Bạn phản đối việc xử lý (và không có lợi ích hợp pháp nào vượt trội).
  4. Dữ liệu được xử lý trái pháp luật.
  5. Việc xóa là cần thiết để tuân thủ nghĩa vụ pháp lý (trừ khi luật khác cho phép tiếp tục lưu giữ).

Bạn cũng có quyền yêu cầu chúng tôi thông báo cho mọi bên thứ ba đã nhận dữ liệu về việc xóa và yêu cầu họ ngừng xử lý.

📬 3. Cách Gửi Yêu Cầu Xóa Dữ Liệu

  1. Kênh liên hệ:
    • 📧 Email: legal@rkiveai.com (Tiêu đề: “Data Deletion Request”)
    • 📮 Đường bưu điện:

      RkiveAI España S.L.
      Attn: Data Protection Officer
      Paseo de la Castellana 91, Planta 4, Puerta 1. Madrid, Spain. 28046.

  2. Thông tin bắt buộc:
    Để xác minh danh tính và tìm đúng hồ sơ, vui lòng cung cấp:
    • Họ và tên đầy đủ
    • Địa chỉ email liên kết với tài khoản RkiveAI (hoặc thông tin nhận dạng khác nếu bạn chưa đăng ký)
    • Yêu cầu xóa cụ thể (ví dụ: “Vui lòng xóa toàn bộ dữ liệu tài khoản và tệp tôi đã tải lên”)
    • (Tùy chọn) Tên dự án, bộ dữ liệu hoặc mốc thời gian giúp định vị dữ liệu nhanh hơn
  3. Xác minh danh tính:
    • Chúng tôi sẽ gửi email xác nhận tới địa chỉ đã đăng ký (hoặc yêu cầu bản scan giấy tờ tùy thân) trước khi xử lý.
    • Nếu bạn yêu cầu xóa thay cho người không có tài khoản hoặc gửi qua đường bưu điện, chúng tôi có thể yêu cầu giấy tờ bổ sung (ví dụ: bản sao ID) để xác nhận bạn là chủ thể dữ liệu.
  4. Thông báo tiếp nhận:
    • Chúng tôi sẽ phản hồi trong vòng 5 ngày làm việc để xác nhận đã nhận yêu cầu và cung cấp thời gian xử lý dự kiến.

⏳ 4. Thời Gian Xử Lý & Ngoại Lệ

  1. 🕒 Thời gian chuẩn:
    • Chúng tôi đặt mục tiêu hoàn tất yêu cầu xóa trong 30 ngày kể từ khi xác minh danh tính.
    • Nếu yêu cầu phức tạp (ví dụ: dữ liệu phân tán trên nhiều hệ thống), thời hạn có thể kéo dài tới 90 ngày; chúng tôi sẽ thông báo bất kỳ chậm trễ nào trong vòng 30 ngày đầu.
  2. 🚨 Ngoại lệ pháp lý & vận hành (có thể trì hoãn hoặc giới hạn xóa):
    • 📑 Hồ sơ thanh toán & thuế: Phải lưu tối đa 10 năm theo luật tài chính Tây Ban Nha/EU. Các hồ sơ này sẽ được gắn cờ nhưng không xóa. Nếu bạn yêu cầu xóa dữ liệu thanh toán, chúng tôi sẽ ẩn danh hoặc giả danh thông tin nhận dạng nhưng vẫn giữ giá trị giao dịch và ngày tháng.
    • 🛡️ Log phòng chống gian lận & bảo mật: Để bảo vệ nền tảng và người dùng, một số log bảo mật (ví dụ: dữ liệu điều tra hoạt động đáng ngờ) phải lưu tối thiểu 5 năm. Chúng tôi có thể loại bỏ thông tin định danh nhưng vẫn giữ mốc thời gian sự kiện.
    • ⚖️ Lệnh pháp lý & tranh chấp: Nếu có khiếu nại, điều tra hoặc rủi ro pháp lý (ví dụ: kiện tụng, kiểm tra của cơ quan chức năng), chúng tôi có thể trì hoãn xóa cho tới khi vấn đề được giải quyết và sẽ thông báo bằng văn bản.
    • 💾 Sao lưu & lưu trữ: Chúng tôi duy trì bản sao lưu mã hóa cho mục đích khôi phục thảm họa. Khi xóa dữ liệu đang hoạt động, chúng tôi sẽ loại bỏ khỏi toàn bộ hệ thống trực tuyến; tuy nhiên bản sao có thể tồn tại trong sao lưu ngoại tuyến tới 6 tháng (cho đến khi vòng đời sao lưu ghi đè). Chúng tôi cam kết xóa dữ liệu khỏi bản sao lưu ở chu kỳ sớm nhất có thể.
  3. ✅ Xác nhận hoàn tất:
    • Khi quá trình xóa kết thúc, chúng tôi sẽ thông báo qua email (hoặc bưu điện nếu bạn yêu cầu). Thông báo sẽ nêu rõ dữ liệu đã xóa, dữ liệu nào (nếu có) được giữ lại vì lý do pháp lý và thời hạn lưu giữ tương ứng.

🗑️ 5. Điều Gì Xảy Ra Khi Dữ Liệu Được Xóa

  1. Xóa tài khoản:
    • Nếu bạn yêu cầu xóa toàn bộ tài khoản, chúng tôi sẽ:
      • 🗝️ Vô hiệu hóa đăng nhập và thu hồi mọi token xác thực.
      • 👤 Xóa thông tin hồ sơ (tên, email, cài đặt).
      • 🧹 Xóa các tệp và đầu ra AI bạn đã tải lên (trừ trường hợp phải lưu theo Mục 4).
      • 🗄️ Loại bỏ dữ liệu khỏi cơ sở dữ liệu đang hoạt động.
      • 🕵️ Giả danh hoặc ẩn danh các bản ghi cần lưu để tuân thủ luật.
    • Sau khi xóa, bạn sẽ không thể truy cập RkiveAI. Nếu muốn sử dụng lại, bạn cần đăng ký tài khoản mới.
  2. Tệp tải lên & đầu ra AI:
    • 💾 Chúng tôi sẽ xóa vĩnh viễn các tệp của bạn khỏi kho lưu trữ (ví dụ: AWS S3), trừ khi đang trong trạng thái bị pháp luật giữ lại.
    • 🤖 Các đầu ra AI chỉ dựa trên dữ liệu của bạn cũng sẽ được xóa.
    • 🤝 Nếu bạn chia sẻ tệp trong Nhóm hoặc Dự án, cộng tác viên sẽ mất quyền truy cập sau khi xóa hoàn tất.
  3. Phân tích, log & siêu dữ liệu:
    • 🗃️ Các định danh cá nhân (ví dụ: ID người dùng, địa chỉ IP) sẽ được loại bỏ hoặc giả danh.
    • 📊 Dữ liệu phân tích tổng hợp (ví dụ: “X người dùng sử dụng Tính năng Y vào Ngày Z”) sẽ được giữ lại vì không còn nhận diện bạn.
    • 📋 Log phiên liên kết trực tiếp với tài khoản sẽ được xóa khỏi hệ thống log hoạt động; log pháp chứng có thể tiếp tục lưu theo ngoại lệ Mục 4 nhưng không còn chứa tên hoặc email của bạn.
  4. Email & liên lạc:
    • ✉️ Ticket hỗ trợ và lịch sử chat sẽ được xóa trừ trường hợp phải lưu để giải quyết tranh chấp hoặc tuân thủ luật; khi đó, chúng tôi sẽ che thông tin định danh.

🔗 6. Yêu Cầu Xóa Dữ Liệu Với Bên Thứ Ba

Nếu chúng tôi đã chia sẻ dữ liệu của bạn với đơn vị xử lý phụ hoặc đối tác (ví dụ: nhà cung cấp thanh toán, phân tích, công cụ marketing), chúng tôi sẽ:

  1. 📣 Thông báo cho bên nhận về yêu cầu xóa và yêu cầu họ xóa dữ liệu khỏi hệ thống của họ (trong phạm vi họ cũng chịu sự điều chỉnh của GDPR).
  2. ⚠️ Trong một số trường hợp, bên thứ ba có chính sách hoặc nghĩa vụ lưu trữ riêng—nếu không thể xóa hoàn toàn, chúng tôi sẽ thông báo dữ liệu nào còn lại và dựa trên cơ sở pháp lý nào.
  3. 🌐 Chúng tôi không thể bảo đảm xóa dữ liệu mà bên thứ ba đã công bố hợp pháp ở nơi khác (ví dụ: đầu ra AI bạn từng chia sẻ công khai). Khi đó, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn liên hệ trực tiếp với bên thứ ba.

📢 7. Khiếu Nại & Leo Thang

Nếu bạn cho rằng yêu cầu chưa được đáp ứng:

  1. 📧 Rà soát nội bộ: Trả lời email xác nhận của chúng tôi hoặc gửi thư mới tới legal@rkiveai.com với tiêu đề “Appeal: Data Deletion”, nêu rõ lý do bạn tin rằng dữ liệu vẫn còn. Chúng tôi sẽ kiểm tra và phản hồi trong 15 ngày làm việc.
  2. 🏛️ Cơ quan giám sát:

    AEPD
    C/Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spain
    🌐 https://www.aepd.es

📌 8. Các Lưu Ý Bổ Sung

  1. 🔄 Đăng ký lại sau khi xóa:
    Nếu bạn xóa tài khoản rồi đăng ký lại bằng cùng email, chúng tôi không thể khôi phục dữ liệu cũ; bạn sẽ bắt đầu từ đầu.
  2. 📦 Yêu cầu dữ liệu trước khi xóa:
    Nếu muốn lấy bản sao dữ liệu trước khi xóa, vui lòng yêu cầu xuất dữ liệu (xem Mục 5 của Chính Sách Quyền Riêng Tư) trước khi gửi yêu cầu xóa. Sau khi xóa, chúng tôi không thể khôi phục.
  3. ⚠️ Ảnh hưởng đến dịch vụ:
    Một số tính năng cần dữ liệu lịch sử—như lịch sử dự án, mô hình AI tùy chỉnh hoặc mẫu đã lưu—sẽ không hoạt động sau khi dữ liệu bị xóa. Việc xóa là vĩnh viễn.

🔄 9. Thay Đổi Chính Sách Này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính Sách Xóa Dữ Liệu. Khi thay đổi:

Tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau Ngày hiệu lực có nghĩa bạn chấp nhận Chính Sách Xóa Dữ Liệu mới. Nếu không đồng ý, bạn cần gửi yêu cầu xóa trước khi thay đổi có hiệu lực.

Bằng việc sử dụng RkiveAI và gửi yêu cầu xóa, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với Chính Sách Xóa Dữ Liệu này.

1