🗑️ データ削除ポリシー

RkiveAI España S.L.
施行日: 2025年7月17日

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🎯 1. 目的と適用範囲

本データ削除ポリシーは、RkiveAI España S.L.（「RkiveAI」「当社」「私たち」）が、個人データ、アップロードしたメディア、AI が生成したアウトプット、およびサービスに関連するその他の情報の削除リクエストをどのように取り扱うかを説明します。本ポリシーは、当社がデータを処理するすべての個人（「お客様」または「ユーザー」）に適用されます。アカウント登録者かどうか、また EU/スペインのデータ保護法の対象かどうかに関わりません。

📌 削除対象となるデータ:

• 👤 アカウント情報: 氏名、メールアドレス、請求情報、請求書、プロフィール設定
• 📁 ユーザー生成コンテンツ: ドキュメント、画像、動画、音声、テキスト、その他当社プラットフォームにアップロードしたファイル
• 🤖 AI 生成アウトプット: RkiveAI が代わりに生成した書き起こし、要約、翻訳などの成果物
• 📊 サービスメタデータ: 利用ログ、ワークフロー履歴、セッションデータ、関連する分析情報

🚫 削除対象外のデータ:

• 📑 法的保存義務があるデータ: 請求記録、請求書、税務関連書類、不正防止ログ、スペイン/EU の財務規制等により最大 10 年間の保存が求められるデータ
• 📈 匿名化/集計済みデータ: 個人を特定できない形に不可逆的に変換されたデータで、内部分析やサービス改善のために利用するもの

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✅ 2. GDPR（およびスペイン法）に基づく権利

GDPR（第 17〜19 条）およびスペインのデータ保護法（LOPDGDD）に基づき、お客様は以下の場合に個人データの削除（「忘れられる権利」）を求めることができます。

1. データが収集目的に対して不要になったとき
2. 同意を撤回し、他の法的根拠が存在しないとき
3. 処理に異議を唱え、優越する正当な理由がないとき
4. データが違法に処理されたとき
5. 法的義務を遵守するために削除が必要なとき（別の法律で保存が認められている場合を除く）

当社がデータを共有した第三者にも、削除リクエストを通知し処理を停止させるよう求める権利があります。

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📬 3. 削除リクエストの送信方法

1. 連絡手段:
   • 📧 メール: legal@rkiveai.com（件名:「Data Deletion Request」）
   • 📮 郵送:

     RkiveAI España S.L.
     Attn: Data Protection Officer
     Paseo de la Castellana 91, Planta 4, Puerta 1. Madrid, Spain. 28046.

2. 必要情報:
   本人確認と該当データの特定を行うため、以下をご記入ください。
   • 氏名
   • RkiveAI アカウントに登録しているメールアドレス（未登録の場合は識別に役立つ情報）
   • 削除したい内容を明確に記載（例:「アカウントデータとアップロードしたファイルをすべて削除してください」）
   • （任意）特定のデータセット名、プロジェクト名、期間など識別に役立つ情報
3. 本人確認:
   • 登録済みメールアドレスへ確認メールを送信するか、政府発行の ID の写しの提出をお願いする場合があります。
   • アカウントをお持ちでない方の代理申請や郵送でのリクエストの場合、データ主体であることを確認するため追加書類（身分証のコピーなど）を求めることがあります。
4. 受領通知:
   • リクエストを受領後、5 営業日以内に確認メールをお送りし、完了までのおおよそのスケジュールをお伝えします。

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⏳ 4. 処理期間と例外

1. 🕒 標準処理時間:
   • 本人確認完了日から 30 日以内 の完了を目標とします。
   • データが複数システムに分散するなど複雑な場合は 90 日以内 に延長することがあり、延長が必要な場合は 30 日以内に理由と新たな期限をご連絡します。
2. 🚨 法的・運用上の例外（削除が遅延または一部制限されるケース）:
   • 📑 請求・税務記録: スペイン/EU の法令に従い最大 10 年間保持する必要があります。削除リクエストがあった場合は、金額や日付など必要最低限の情報を残しつつ、個人識別情報を匿名化/仮名化します。
   • 🛡️ 不正防止/セキュリティログ: プラットフォームとユーザーを守るため、疑わしい活動のフォレンジック記録など一部ログは最低 5 年間保持します。必要に応じて識別情報を削除し、関連するタイムスタンプのみを残します。
   • ⚖️ 法的拘束や紛争: 被害申告、訴訟、規制当局の調査などの正当な脅威がある場合、事案が解決するまで削除を保留することがあります。その場合は文書で通知します。
   • 💾 バックアップとアーカイブ: 災害復旧のため暗号化バックアップを保持しています。稼働中システムからデータを削除した後も、オフラインバックアップには最大 6 か月残る場合がありますが、最初の安全な消去サイクルで確実に削除します。
3. ✅ 完了通知:
   • 処理完了後、メール（または希望があれば郵送）で、削除したデータ、法的理由により保持するデータと保持期間をお知らせします。

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🗑️ 5. データ削除後に起こること

1. アカウント削除:
   • アカウントの完全削除を希望された場合、当社は以下を実施します。
     • 🗝️ ログインを無効化し、すべての認証トークンを破棄
     • 👤 プロフィール情報（氏名、メール、設定）を削除
     • 🧹 アップロードしたファイルと AI アウトプットを削除（第 4 節の例外に該当する場合を除く）
     • 🗄️ アクティブなデータベースからデータを除去
     • 🕵️ 法令遵守のため保持が必要なレコードについては匿名化または仮名化
   • アカウント削除後は RkiveAI を利用できません。再度利用するには新しいアカウントを作成してください。
2. アップロードメディアと AI アウトプット:
   • 💾 オブジェクトストレージ（例: AWS S3）からファイルを完全削除します（法的保留中の場合を除く）。
   • 🤖 お客様データのみに基づく AI アウトプットも削除します。
   • 🤝 Teams や Projects で共有していたファイルは、削除完了後に共同編集者のアクセスも失われます。
3. 分析・ログ・メタデータ:
   • 🗃️ ユーザー ID や IP アドレスなどの個人識別子を削除または仮名化します。
   • 📊 「日付 X に Y 名が機能 Z を利用した」といった集計分析は、個人を識別できないため保持されます。
   • 📋 アカウントに紐づくセッションログは稼働中のログシステムから削除しますが、フォレンジックログは第 4 節の例外により、氏名やメールを除いた形で保持する場合があります。
4. メールとコミュニケーション:
   • ✉️ 支援チケットやチャット履歴は、紛争解決や法的義務に必要な場合を除き削除します。保持が必要な場合は個人識別情報を編集します。

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🔗 6. 第三者への削除依頼

当社が個人データをサブプロセッサーやパートナー（決済代行、分析、マーケティングツールなど）と共有している場合は、以下を行います。

1. 📣 該当する第三者に削除リクエストを通知し、GDPR の適用範囲内でデータ削除を指示します。
2. ⚠️ 第三者に独自のポリシーや保存義務がある場合、完全に削除できない可能性があります。その際は、どのデータがどの法的根拠で残るのかを通知します。
3. 🌐 正当な理由で第三者が公開したデータ（例: 共有ボードで公開した AI アウトプット）については、削除を保証できません。その場合は直接第三者に連絡する方法をお伝えします。

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📢 7. 異議申し立てとエスカレーション

削除リクエストが適切に処理されていないと感じる場合:

1. 📧 社内再調査: 確認メールに返信するか、件名を「Appeal: Data Deletion」として legal@rkiveai.com に詳細をお送りください。15 営業日以内に調査結果をご連絡します。
2. 🏛️ 監督機関:

   AEPD
   C/Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spain
   🌐 https://www.aepd.es

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📌 8. 追加の注意事項

1. 🔄 削除後の再登録:
   同じメールアドレスで再登録しても、過去のデータを復元することはできません。新しい状態からの利用となります。
2. 📦 削除前のデータエクスポート:
   データの写しが必要な場合は、削除リクエストの前にデータエクスポート（プライバシーポリシー第 5 節参照）を申請してください。一度削除すると復元できません。
3. ⚠️ サービスへの影響:
   プロジェクト履歴、カスタム AI トレーニング、保存テンプレートなど、履歴データに依存する機能は削除後に利用できなくなります。削除は不可逆的です。

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🔄 9. 本ポリシーの変更

当社は本データ削除ポリシーを更新することがあります。変更がある場合は以下を行います。

• 🆕 新しい 施行日 を明記した改定版を公開します。
• 📣 法的根拠や保存期間などに重大な変更がある場合は、施行日の少なくとも 30 日前にメールまたはアプリ内通知でお知らせします。

施行日以降にサービスを継続利用することで、改定後のデータ削除ポリシーに同意したものとみなされます。変更に同意しない場合は、施行前にデータ削除リクエストを提出してください。

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RkiveAI を利用しデータ削除または抹消リクエストを送信することで、本データ削除ポリシーを読み、理解し、その条件に同意したものとみなされます。