🗑️ 数据删除政策
RkiveAI España S.L.
生效日期：2025年7月17日
🎯 1. 目的与适用范围
本数据删除政策解释 RkiveAI España S.L.（“RkiveAI”“我们”“本公司”）如何处理删除个人数据、上传媒体、AI 生成结果及其他服务相关信息的请求。本政策适用于所有被我们处理数据的个人（“您”或“用户”），无论您是否拥有账户，或是否受欧盟/西班牙数据保护法律的保护。
📌 涵盖的数据：
- 👤 账户信息： 姓名、邮箱、账单信息、发票、资料设置
- 📁 用户生成内容： 您上传至平台的文档、图片、视频、音频、文本或其他文件
- 🤖 AI 生成输出： RkiveAI 代表您生成的转写、摘要、翻译等内容
- 📊 服务元数据： 使用日志、工作流历史、会话数据及相关分析
🚫 不包含的数据：
- 📑 必须保留的数据： 账单记录、发票、税务文件、欺诈防范日志以及任何法律要求我们保留的数据（例如：依据西班牙/欧盟财务法规需保留最长 10 年）
- 📈 匿名/汇总数据： 已不可逆地移除个人标识符的数据，用于内部分析与服务改进
✅ 2. GDPR（及西班牙法律）赋予您的权利
根据 GDPR（第 17–19 条）和西班牙数据保护法（LOPDGDD），您可在以下情形请求删除个人数据（“被遗忘权”）：
- 数据已不再用于收集时的目的。
- 您撤回同意，且不存在其他法律依据。
- 您反对处理，且不存在压倒性的合法理由继续处理。
- 数据被非法处理。
- 删除是履行法律义务所必需（除非其他法律允许继续保留）。
您也有权要求我们通知已共享数据的第三方，要求其删除并停止处理。
📬 3. 如何提交删除请求
- 联系方式：
- 📧 邮件：legal@rkiveai.com（主题请写“Data Deletion Request”）
- 📮 邮寄地址：
RkiveAI España S.L.
Attn: Data Protection Officer
Paseo de la Castellana 91, Planta 4, Puerta 1. Madrid, Spain. 28046.
- 必需信息：
为确认您的身份并定位数据，请提供：
- 您的全名；
- 与 RkiveAI 账户关联的邮箱（如未注册，请提供其他识别信息）；
- 需要删除的具体内容说明（例如：“请删除我的个人账户数据及已上传文件”）；
- （可选）任何可帮助定位数据的细节（如特定数据集、项目名称、日期范围）。
- 身份核实：
- 我们会向登记邮箱发送确认邮件，或在必要时要求提供政府签发的身份证明扫描件。
- 若您代表非账户用户提出请求或以邮寄方式提交，我们可能要求额外文件（如身份证复印件）以确认您是数据主体。
- 受理确认：
- 我们会在 5 个工作日内回复并确认收到请求，同时提供预计完成时间。
⏳ 4. 处理时限与例外
- 🕒 标准处理时间：
- 在完成身份验证后，我们力争在 30 个自然日 内完成删除。
- 如情况复杂（例如数据分散于多个系统），可延长至 90 个自然日，我们会在收到请求后 30 天内说明原因并告知新的期限。
- 🚨 法律与运营例外（可能导致延迟或部分保留）：
- 📑 账单与税务记录： 依西班牙/欧盟法规需保留最长 10 年。对于删除请求，我们会保留金额、日期等必要信息，但将个人标识符匿名化或化名化。
- 🛡️ 欺诈防范与安全日志： 为保护平台和用户，特定安全日志（如可疑活动的取证记录）至少保留 5 年。我们可能移除个人标识，仅保留相关时间信息。
- ⚖️ 法律保全与争议： 如您或第三方提起法律诉讼、调查或出现合法威胁（如监管审查），我们可能延迟删除直至问题解决，并书面通知您。
- 💾 备份与归档： 我们保留加密备份以应对灾难恢复。从生产系统删除后，离线备份中仍可能保留最多 6 个月；我们承诺在最早可行的安全擦除周期中删除这些数据。
- ✅ 完成确认：
- 删除完成后，我们将通过电子邮件（或应要求以邮寄方式）告知您删除内容，以及因法律原因保留的数据及其保留期限。
🗑️ 5. 删除数据后会发生什么
- 账户删除：
- 若您要求彻底删除账户，我们将：
- 🗝️ 禁用您的登录并撤销所有认证令牌；
- 👤 删除个人资料信息（姓名、邮箱、设置）；
- 🧹 删除您上传的文件及 AI 输出（第 4 节例外情况除外）；
- 🗄️ 从活跃数据库中移除相关数据；
- 🕵️ 对因合规需要保留的记录进行匿名化或化名化处理。
- 账户删除后，您将无法再使用 RkiveAI。若要重新使用需重新注册新账户。
- 上传媒体与 AI 结果：
- 💾 我们会从对象存储（如 AWS S3）中永久删除您的文件，除非受法律保留限制。
- 🤖 仅基于您数据生成的 AI 输出也会被删除。
- 🤝 如您在团队或项目中与他人共享文件，删除完成后协作者也将失去访问权限。
- 分析数据、日志与元数据：
- 🗃️ 删除或化名化用户 ID、IP 地址等个人标识符。
- 📊 仍保留无法识别您的汇总分析（例如“某日有 X 名用户使用功能 Y”）。
- 📋 与您账户直接关联的会话日志将从运行日志系统中删除；取证日志可能按第 4 节例外继续保留，但不会包含您的姓名或邮箱。
- 邮件与通信：
- ✉️ 支持工单和聊天记录会被删除；若因争议解决或法律义务必须保留，我们将对个人标识信息进行遮盖。
🔗 6. 向第三方提出的删除请求
如我们已与分处理者或合作伙伴（如支付处理、分析服务、营销工具）共享您的个人数据，我们将：
- 📣 通知相关第三方您的删除请求，并指示其在适用 GDPR 的范围内删除数据；
- ⚠️ 如第三方因自身政策或法定要求无法完全删除，我们会告知您哪些数据被保留及其法律依据；
- 🌐 对于第三方合法公开的数据（例如您曾在共享看板公开的 AI 输出），我们无法保证其删除，但会告知您如何直接联系该第三方。
📢 7. 申诉与升级渠道
若您认为我们未妥善处理请求，可采取以下步骤：
- 📧 内部复审： 回复我们的确认邮件，或以“Appeal: Data Deletion”为主题发送邮件至 legal@rkiveai.com，说明您认为数据仍被保留的原因。我们将在 15 个工作日内调查并回复。
- 🏛️ 监管机构：
AEPD
C/Jorge Juan, 6, 28001 Madrid, Spain
🌐 https://www.aepd.es
📌 8. 其他注意事项
- 🔄 删除后重新注册：
若您在删除账户后使用同一邮箱重新注册，我们无法恢复旧数据，您将从零开始。
- 📦 删除前的数据导出：
若需在删除前获取数据副本，请先申请数据导出（参见隐私政策第 5 节）。数据删除后将无法恢复。
- ⚠️ 对服务功能的影响：
依赖历史数据的功能（如项目历史、自定义 AI 训练、保存的模板）在数据删除后将无法继续使用。删除操作不可逆。
🔄 9. 本政策的变更
我们可能会更新本数据删除政策。变更时将：
- 🆕 公布新版本并注明最新生效日期；
- 📣 若变更重大（如新增法律依据、调整保留期限），至少提前 30 天通过邮件或站内通知告知您。
在生效日期之后继续使用服务，即表示您同意新的数据删除政策。若不同意，请在变更生效前提交删除请求。
通过使用 RkiveAI 并提交任何数据删除或销毁请求，即表示您已阅读、理解并同意本数据删除政策。
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